Ausschreibung und Vergabebegleitung für Geodatensysteme (GIS)

Sie schreiben gerade die Entscheidung für die nächsten zehn Jahre Ihres Geodatensystems (GIS) aus. Wir sorgen dafür, dass Sie am Ende wirklich vergleichen können.

Wir erarbeiten Ihre Vergabeunterlagen gemeinsam mit Ihrem Fachbereich — und bleiben an Ihrer Seite, bis der Zuschlag erteilt ist. Kein Beratungspapier, sondern Unterlagen, mit denen Ihr Einkauf arbeiten und Ihr Fachbereich schlafen kann.

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Kennen Sie das?

• Fünf Angebote liegen auf dem Tisch — und jedes beschreibt einen anderen Leistungsumfang. Der Preisvergleich ist rechnerisch möglich, aber sachlich wertlos.
• Das Lastenheft ist neben dem Tagesgeschäft entstanden. Zwei Kolleginnen aus dem Fachbereich haben es an Abenden geschrieben, weil sonst niemand die Prozesse kennt.
• Nach dem Zuschlag stellt sich heraus, dass die Datenmigration nicht enthalten war. Oder die Schnittstelle. Oder der Betrieb.
• Ein Bieter fragt etwas nach, was so nicht in den Unterlagen steht — und Sie müssen entscheiden, ob Sie jetzt allen antworten müssen.

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt: Das liegt selten am Vergaberecht. Es liegt daran, dass in der Ausschreibung ein Werkzeug beschrieben wurde und nicht der Prozess, den es tragen soll.

Was Sie davon haben

• Angebote, die Sie nebeneinanderlegen können. Jede Anforderung ist einzeln bepreisbar und klassifiziert. Der Bieter sagt Ihnen je Zeile, was er kann, was er entwickeln muss und was das kostet.
• Eine Zuschlagsentscheidung, die Sie begründen können. Das Bewertungsmodell steht vor der Angebotsöffnung fest und rechnet automatisch. Gegenüber Geschäftsführung, Revision und unterlegenen Bietern.
• Keine bösen Überraschungen nach der Unterschrift. Migration, Schnittstellen, Betrieb, Schulung, SLA und Exit sind Teil des Angebots — nicht Teil der ersten Nachtragsverhandlung.
• Einen entlasteten Fachbereich. Ihre Leute liefern Fachwissen, nicht Fließtext. Das Schreiben, Strukturieren und Nachhalten übernehmen wir.
• Verhandlungssicherheit. In den Bietergesprächen sitzt jemand mit am Tisch, der weiß, warum jede einzelne Anforderung so formuliert ist.
• Ein Projekt, das startklar ist. Abnahmekriterien, Meilensteine und Migrationsschritte hängen am Vertrag, nicht an gutem Willen.

Wir schreiben keine Software aus. Wir schreiben einen Lebenszyklus aus.

Ihre Geodaten haben einen Lebenszyklus — und an jeder Station entstehen Anforderungen, die sonst niemand aufschreibt. Genau dort setzen wir an:

• Feldaufnahme — Wer erfasst bei Ihnen, mit welchen Werkzeugen, in welchem Format? Ihre externen Vermessungsbüros bringen eigene Software mit. Wer das nicht ausschreibt, kauft sich eine Schnittstellenlücke ein, die später Ihr Problem wird.
• Übernahme und Prüfung — Übernahmeprozess, Plausibilitätsprüfung, Auftragsverwaltung, Fortführung. Der Übergang vom Feld in die Datenbank ist die Stelle, an der Ihre Datenqualität entsteht oder verloren geht.
• Datenhaltung — Zieldatenmodell, offene und OGC-konforme Haltung, revisionssichere Historisierung, Koordinaten- und Höhenbezug, 3D. Das ist Ihre Versicherung gegen den nächsten Systemwechsel.
• Integration — Anbindung an Web-Viewer, Auskunft, ERP, BIM und Fachanwendungen. Nativer Datenbankzugriff statt Export-Import-Ketten, die niemand pflegen will.
• Analyse — Topologie, Längsschnitte, Punktwolken, Drohnendaten, KI-gestützte Auswertung. Was Sie heute nicht ausschreiben, entwickeln Sie später teuer nach.
• Entscheidung und Auskunft — Pläne, Karten, Auskünfte, Nachweise. Das, wofür Sie das System überhaupt betreiben.

Wir kennen diese Kette nicht aus einer Methodensammlung, sondern weil wir sie selbst betreiben — von MoversSurvey in der Felddatenerfassung bis Kermit GeoAI in der Analyse. Deshalb erkennen wir, welche Anforderung Sie später wirklich trägt und welche nur gut klingt.

Wie wir mit Ihnen arbeiten

1 — Wir hören zu und zeichnen Ihren Ist-Prozess

Wir setzen uns mit Ihrem Fachbereich, Ihrer IT, Ihrem Einkauf und den externen Dienstleistern zusammen, die täglich Daten liefern. Am Ende steht ein Soll-Bild, das alle wiedererkennen — inklusive der Dinge, die ausdrücklich nicht Ziel sind. Ihr Gewinn: Sie diskutieren die Zielrichtung einmal am Anfang statt dreimal während des Verfahrens.

2 — Wir prüfen den Markt, bevor Sie sich festlegen

Lösungsskizzen einholen, Bieter vorstellen lassen, im Proof of Concept mit Ihren echten Daten und Prozessen testen. Ihr Gewinn: Sie schreiben nichts aus, was der Markt nicht liefern kann — und nichts zu eng, das nur ein Anbieter erfüllt.

3 — Wir schreiben die Unterlagen, Sie behalten die Hoheit

Leistungsbeschreibung (Verfahren, Organisation, Vertrag), Lastenheft (Systemfunktionen, -daten, -leistungen, Abnahmekriterien) und Leistungsverzeichnis (bepreisbarer Katalog mit Klassifizierung K.O. / Hoch / Mittel / Gering). Ein Set, das als Einheit gelesen wird und in dem jede Zeile eine Adresse hat. Ihr Gewinn: Ihr Fachbereich liefert Wissen, keine Formulierungen — und erkennt sich trotzdem in jedem Kapitel wieder.

4 — Wir bauen das Bewertungsmodell, bevor die Angebote kommen

Gewichtung von Qualität und Preis, mehrstufige Erfüllungsgradskala, Prioritätsgewichte je Anforderungsklasse, lineare Preisformel, K.O.-Kriterien als Ausschluss- statt Wertungskriterien. Ihr Gewinn: Die Entscheidung fällt nach Regeln, die Sie vorher bekanntgegeben haben. Das nimmt Druck aus dem Verfahren und hält im Zweifel auch einer Nachprüfung stand.

5 — Wir begleiten Sie durch Bieterphase und Verhandlung

Wir führen das Rückfragenmanagement — schriftlich, gleichlautend und zeitgleich an alle Bieter —, prüfen Angebote auf Vollständigkeit, werten das Leistungsverzeichnis rechnerisch aus und bereiten Ihre Bietergespräche fachlich vor. In den Verhandlungsrunden sind wir dabei. Ihr Gewinn: Sie verhandeln nicht über Folien, sondern über Zusagen, die im Angebot stehen.

6 — Wir übergeben ein Projekt, das starten kann

Zuschlagsempfehlung mit nachvollziehbarer Herleitung, Übergabe an das Umsetzungsprojekt, Anschluss von Abnahmekriterien, Meilensteinen, SLA und Migrationsiterationen an den Vertrag. Ihr Gewinn: Der Tag nach dem Zuschlag ist kein Neuanfang, sondern der nächste Schritt.

Was Sie danach in der Hand halten

• Leistungsbeschreibung, Lastenheft und Leistungsverzeichnis als konsistentes, querverweisfestes Set
• Ein rechnendes Preisblatt mit Gesamtkostenbetrachtung über die Vertragslaufzeit — Sie sehen, was das System Sie wirklich kostet, nicht nur den Lizenzpreis
• Eine Bewertungsmatrix, die Ihnen die Auswertung abnimmt
• Eine Vollständigkeitscheckliste, mit der Sie unvollständige Angebote in Minuten erkennen
• Vorgaben für Migrationskonzept, Datenprofiling und Testmigrationen — damit die Migration nicht zur Wundertüte wird
• Einen Abnahmetestfallkatalog je Funktionsgruppe: Sie wissen vorher, wann Sie „abgenommen“ sagen dürfen
• Sizing-Vorgaben für QA- und Produktivumgebung, mit denen Ihre IT planen kann
• Einen dokumentierten Verfahrensablauf bis zur Zuschlagsentscheidung

Wer bei Ihnen im Raum sitzt

Wir sind ein kleines Team aus Wien — und das ist hier ein Vorteil: Die Person, die Ihr Lastenheft schreibt, sitzt auch in Ihren Bietergesprächen. Kein Wechsel von den Senior-Köpfen im Pitch zu Junior-Kräften in der Umsetzung, keine Übergabeverluste zwischen Analyse und Verhandlung.

Wir ersetzen Ihren Fachbereich nicht — wir entlasten ihn. Ihre Leute wissen, wie bei Ihnen gearbeitet wird; das kann niemand von außen mitbringen. Unsere Aufgabe ist es, dieses Wissen in eine Form zu bringen, die ein Bieter verbindlich bepreisen kann.

Und: In Verfahren, die wir für Sie begleiten, treten wir nicht selbst als Bieter auf. Sie bekommen eine Einschätzung, die niemandem nützt außer Ihnen.

Aus einem laufenden Verfahren

Für einen Fernleitungsnetzbetreiber Gas (KRITIS) in Süddeutschland erarbeiten wir derzeit die Vergabeunterlagen für die Ablösung der bestehenden Netzdokumentationssoftware und begleiten das Verfahren bis zum Zuschlag. Damit Sie die Größenordnung einordnen können:

• 294 funktionale Anforderungen in 26 Funktionsgruppen — in diesem Fall als User Stories formuliert und einzeln bepreisbar
• 70 nicht-funktionale Anforderungen zu Sicherheit, Verfügbarkeit, Performance und Benutzbarkeit
• 26 als K.O. klassifizierte Anforderungen, verdichtet zu 13 formalen Ausschlusskriterien — damit ungeeignete Angebote gar nicht erst in die Wertung kommen
• 54 Positionen in der Vollständigkeitsprüfung, von der Lösungsskizze bis zum Penetrationstest-Nachweis
• 10 Arbeitspakete von der Projektvorbereitung über die Datenmigration bis zur Hypercare-Phase, einzeln als Fixpreis abgefragt
• Qualitäts- und Preisbewertung — verbindlich bekanntgegeben und transparent für Bieter und Auftraggeber.

Vorausgegangen war eine PoC-Phase, in der die Lösungen mehrerer Bieter an realen Daten erprobt wurden. Was dabei sichtbar wurde, ist in die Unterlagen zurückgeflossen — dorthin, wo Papier allein nicht weiterkommt.

Regulatorik: Ihr Thema, unsere Hausaufgabe

Als Betreiber kritischer Infrastruktur müssen Sie mehr nachweisen als Funktionalität — und Sie wollen das nicht erst im Audit merken. Wir verankern die einschlägigen Anforderungen als prüfbare Nachweise im Verfahren statt als Absichtserklärung im Anschreiben: NIS2 einschließlich Lieferkette, EnWG-Meldepflichten, KRITIS-konformer On-Premise-Betrieb, DSGVO und technisch-organisatorische Maßnahmen nach Art. 32, ISO/IEC 27001, Software Bill of Materials nach BSI TR-03183-2, Schwachstellenmanagement, Quellcode-Hinterlegung, EU-AI-Act-Konformität und die Anbindung an EVB-IT-Vertragswerke.

Sie brauchen nicht das ganze Verfahren

Vieles lässt sich einzeln buchen — je nachdem, wo Sie gerade stehen: eine Zweitmeinung zu Unterlagen, die bereits liegen. Ein Lastenheft zu einer schon formulierten Leistungsbeschreibung. Der Aufbau des Bewertungsmodells. Die Moderation Ihrer Bietergespräche. Oder die fachliche Auswertung der Angebote, die schon eingegangen sind. Sagen Sie uns, wo Sie stehen — wir sagen Ihnen ehrlich, ob und wo wir helfen können.

Häufige Fragen

Sind Sie Vergaberechtsberater?
Nein, und das sagen wir Ihnen lieber vorher. Wir verantworten den fachlich-technischen Teil: Anforderungen, Lastenheft, Leistungsverzeichnis, Bewertungsmodell und die inhaltliche Führung der Bietergespräche. Die vergaberechtliche Prüfung stimmen wir mit Ihrer Rechtsabteilung oder Vergabestelle ab — das läuft in der Praxis reibungslos, weil beide Seiten unterschiedliche Fragen beantworten.

Wir haben schon ausgeschrieben und keine vergleichbaren Angebote bekommen. Ist es zu spät?
Meistens nicht. Ein bepreisbarer, klassifizierter Anforderungskatalog und ein sauberes Bewertungsmodell retten häufig ein laufendes Verfahren, statt dass Sie es neu aufsetzen müssen. Wir schauen uns Ihre Lage an und sagen Ihnen offen, was noch geht.

Können Sie das System danach auch selbst umsetzen?
In dem Verfahren, das wir für Sie begleiten, nicht — unsere Neutralität ist Teil dessen, wofür Sie uns beauftragen. Nach dem Zuschlag unterstützen wir Sie gern weiter, aber auf Ihrer Seite: bei Datenmigration, Datenmodell, Abnahme und Qualitätssicherung.

Wie viel Zeit müssen wir selbst investieren?
Weniger, als Sie befürchten — aber nicht null. Wir brauchen Ihren Fachbereich für Workshops und Reviews; das Wissen über Ihre Prozesse können wir nicht ersetzen. Schreiben, strukturieren, nachhalten und rechnen übernehmen wir.

Wie lange dauert so ein Verfahren?
Das hängt von Ihren Vorarbeiten, Ihrer Datenlage und davon ab, ob ein Proof of Concept vorgesehen ist. Für Analyse und Unterlagenerstellung planen Sie realistisch mehrere Monate, für Angebots- und Verhandlungsphase weitere. Im Erstgespräch schätzen wir das gemeinsam ein, bevor Sie sich festlegen.

Arbeiten Sie auch außerhalb der Energiebranche?
Ja. Der Ansatz trägt überall dort, wo Geodaten durch viele Hände gehen: Wasser- und Fernwärmenetze, Verkehrsinfrastruktur, Kommunen und Landesverwaltungen.

Sprechen wir über Ihr Vorhaben

Ob Sie ganz am Anfang stehen, mitten im Verfahren sind oder ein fertiges Lastenheft gegenlesen lassen wollen: Erzählen Sie uns von Ihrer Ausgangslage. Wir sagen Ihnen im Erstgespräch, was wir beitragen können — und wo Sie uns nicht brauchen.

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